Makalah tentang Administrasi Perkantoran

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Nama-Nama Kelompok :

1.    Afifah Rahmadhany

2.  Fatihaturrahmah

3.  Maryanti

4.  Santri Genta Jannah

KATA PENGANTAR

Puji-syukur kami panjatkan Kepada Tuhan Yang Maha Esa, bahwa atas ridho dan karunia-Nyalah, maka kami masih dapat menyelesaikan tugas-tugas makalah dalam rangka pelengkap tugas persentasi kami, meskipun di tengah-tengan kesibukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Hal ini dikarenakan kami merasa mempunyai kewajiban dan tanggung jawab sebagai siswa sekaligus akan melatih diri kami dalam menyampaikan pemikiran-pemikiran guna membangun administrasi di lingkungan lembaga pendidikan, khusunya yang berkaitan dengan teknologi informasi.

Tidak lupa juga kami mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang membantu kmi dalam menyelesaikan tugas  ini. Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis tulisan ini masih jauh dari sempurna, lebih-lebih dukungan datanya hampir tidak ada, walaupun demikian penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi para pembacanya.

Kritik dan saran yang bermasud membangun, apa lagi mengembankan pemikiran ini, kiranya masih terbukan bagi siapa saja. Betapa kecilnya bantuan yang diberikan namun apabila disertai niat yang baik, akan terasa besar juga manfaatnya.

Semoga bermanfaat.

Penulis 

BAB  I

PENDAHULUAN

a. Latar Belakang.

Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka

Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administras

pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable

terhadap teknologi informasi saat ini.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

1.     Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris, adminstrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha.

a.       Definisi Administrasi Dalam Arti Sempit

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan dalam memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain (tata usaha).

b.      Definisi Administrasi Dalam Arti Luas

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.     Unsur-Unsur Administrasi

1. organizing
2. management
3. Tata Relations
4. officialdom
5. finance
6. supplies
7. administration
8. representation

3.     Fungsi Administrasi

1. Fungsi Rutin
2. Fungsi Teknis
3. Fungsi Analisis
4. Fungsi Interpersonal
5. Fungsi Manajerial

4.     Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung,rumah,ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lain mengenai kantor yaitu, kantor adalah sebuah unit organisasi yang terdiri dari tempat,personil dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.

5.     Tujuan Kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

6.     Fungsi Kantor

·         Menerima Informasi

·         Merekam Informasi

·         Mengatur  Informasi

·         Memberi Informasi

·         Melindungi Aset/Harta

7.     Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan meyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

8.     Kegiatan Kantor

·         Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

·         Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

·         Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

·         Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

9.     Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

·         Lokasi Kantor

·         Gedung

·         Peralatan

·         Interior

·         Mesin-Mesin Kantor

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:Tata penyelenggaraan;Pelaksanaan secara efesien;Pengendalian, pengawasan dan pengarahanPerencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.